Ventajas y Desventajas de la Intranet

Las organizaciones consumen gran cantidad de información para dar soporte a su operativa diaria. Si esta información no está organizada, relacionada y distribuida de forma apropiada produce una ineficacia operativa. Una Intranet pone a disposición esta información a lo largo y ancho de la empresa, las 24 horas del día, los 365 días del año, trabajando en la oficina, estando de viaje o desde la casa haciendo trabajo remoto. Todo bajo un esquema de seguridad y control de acceso que asegura que cada persona puede ver únicamente lo que le corresponde

Ventajas de las Intranet

• Las intranet permiten una gran interacción entre el personal de la empresa, aumentando al máximo el servicio al cliente y permitiendo fácilmente el acceso a información clasificada para la empresa. Los distintos sectores de su organización, entre los que se encuentran los usuarios autorizados, pueden compartir información de fácil acceso, reduciendo costos y ahorrando valioso tiempo. Al administrar de forma efectiva la información de la organización, usted asegura el incremento de la producción y obtiene múltiples beneficios en tiempos de respuesta para el servicio al cliente. Una intranet agiliza las transacciones internas de la empresa y su productividad, reduciendo costos y ganando tiempo. La intranet, aumenta los beneficios y la flexibilidad de la empresa.

• Acceso a la información en tiempo real, 24 horas al día.

• Facilidad para publicar y compartir información, conocimientos y documentación en un ambiente controlado.

•  Interfase común y personalizable para los usuarios de modo que tengan acceso sólo a los contenidos autorizados y de su interés.

• Con intranet, las grandes empresas pueden hacer disponibles, de manera eficiente, aplicaciones y recursos para todos los empleados o para aquellos de una determinada área de trabajo. Esto permite una mayor eficiencia y ahorro de costos para las empresas. En lugar de que el personal de TI tenga que instalar manualmente todos los nuevos programas de software en cada computadora, los empleados pueden hacer esto por sí mismos.

•  Una de las principales ventajas de una intranet es la mejora en la comunicación, la generación de ideas y comunicaciones internas. Las empresas pueden ofrecer foros donde los empleados pueden compartir ideas sobre diversos temas relacionados con la propia empresa, determinados proyectos u otros temas. Estos foros pueden proporcionar una ayuda a los empleados para presentar ideas de nuevos productos o sugerencias que no son cómodas cara a cara. 
• Fomenta una imagen de alta tecnologia, impulsa la moral del empleado a la hora de compartir información y rapida respuesta a los cambios en el mercado.

•  Las empresas pueden utilizar diferentes tipos de servidores de seguridad y tecnología de cifrado para proteger datos y comunicación interna de hackers. La fiabilidad de las intranets es normalmente fuerte, ya que las empresas tienen personal de TI para administrar los sistemas.

Desventajas de las Intranet

• Caos potencial, en cuanto al cambio de procesos y sistemas.

• Miedos o paradigmas de los altos directivos.

• El  daño,  producido  generalmente  a  través  de  la  utilización  de  “virus informáticos” que pueden entrar a través de la red, en igual medida sirven para destruir  archivos  en  las  bases  de  datos  que   inevitablemente  provocan  la acumulación de actividades y la consecuente pérdida de tiempo.

• Fácilmente puede ser utilizadas como medios informales por los cuales expresar insatisfacción  y  descontento  del  empleado  hacia  los  niveles superiores  y  que  puede  provocar un deterioro del clima laboral del área o departamento. 

• En una organización con un gran número de empleados, el entrenamiento puede tomar varias sesiones para asegurar que todos los empleados  aprenda a utilizar la Intranet.

• Reducen la interacción entre los miembros de la organización lo que en algunos casos puede disminuir o dañar las relaciones interpersonales.

• Los problemas pueden surgir al momento de utilizar programas de diferentes proveedores, hoy es casi imposible construir una intranet completa con aplicaciones de un solo proveedor.

• Es necesario contar con personal que administre, controle y de mantenimiento a la Intranet, si en la organización no se cuenta con este personal de TI, se tendrá que contratar. 

La base de las Intranets es la centralización de la Información y la descentralización de la

administración. La administración interna de las Intranets Corporativas se basa en la designación de perfiles de usuarios según el organigrama de la empresa, otorgando distintos permisos según el perfil que revista cada usuario. Esto permite una mayor y mejor comunicación no sólo entre los empleados de un mismo nivel sino también entre éstos y sus superiores o viceversa.

Las Intranets  tienen principalmente la capacidad de generar, cargar y administrar contenidos, integrar aplicaciones, realizar búsquedas, realizar anuncios o publicaciones, llevar un calendario o agenda con eventos importantes, realizar encuestas entre el personal, entre muchas otras más.

Además, un Portal Intranet también pueden contener distintos workflows, o flujos de trabajo, como la rendición y aprobación de gastos, la solicitud y reserva de recursos internos (salas, proyectores, etc.), la gestión de permisos, entre otros. La Intranet  le otorga la seguridad de que su información no será duplicada y de que todos tendrán un rápido acceso a ella lo que facilita el proceso de toma de decisiones y de comunicación interna. Otro punto a favor de las Intranets es que favorecen a la despapelización de la oficina, logrando así tanto un ahorro monetario en insumos de papelería como un aporte al cuidado y preservación del medioambiente.

Cómo identifico si mi empresa necesita una Intranet ?             

• Pérdida de tiempo para localizar información.
• El conocimiento se pierde disperso entre empleados y ex-empleados.
• Excesivo uso del correo electrónico.
• Falta de automatización de procesos de negocio.
• Dificultad para trabajar fácilmente desde cualquier                                                                                                lugar.                                                                                                                                Duplicidad de archivos y falta de                                                                                        control.