Intranet

Una red es una colección de ordenadores conectados entre sí para intercambiar información, e Internet es una red de redes. Permite a individuos de una red intercambiar información con usuarios de otra red que está a miles de kilómetros de distancia. La información compartida puede ser de muchos tipos. Por ejemplo, a través de Internet se pueden enviar mensajes de correo electrónico, bajar archivos, ver videoclips, escuchar música, chatear con otras personas electrónicamente. Incluso se puede usar la Red para realizar gestiones de banca y comprar. Es muy parecido a un sistema telefónico, con la diferencia de que en vez de solamente poder hablar, se puede intercambiar todo tipo de información. Se puede buscar información sobre prácticamente cualquier tema. Internet comenzó como un proyecto de investigación militar a principios de los 70. El Departamento de Defensa estadounidense implementó una red, denominada ARPAnet, el diseño de la cual aseguró que aunque una parte de su estructura física resultara destruida, aún se podría enviar información a cualquier destino en funcionamiento.

Según  McGraw Hill, Madrid 1998: Intranet "una red informática privada que utiliza normas y protocolos de la Internet, para permitir a los miembros de una organización comunicarse y colaborar entre sí com mayor eficacia, aumentando la produtividad".

Las Intranets están basadas en la filosofía de Internet. Intranet e Internet comparten los mismos componentes físicos y lógicos, ambas utilizan los protocolos de comunicación TCP/IP , el hipertexto, el modelo cliente/servidor del Web y las herramientas desarrolladas en esos marcos (correo electrónico, chats, listas de distribución, news groups, etc.).

La herramienta clave de la Intranet es la Web. Mientras que la Web está orientada a un grupo ilimitado, en una Intranet  a través de los navegadores comunes utilizados para la Web la información es accesible a los miembros de un grupo o una organización.

Durante décadas, muchas organizaciones han utilizado las redes internas para conectar sus computadoras y hacer que las aplicaciones a disposición de su personal. Estas redes son a menudo costosos y podrían ser difíciles de usar. Cuando el Internet se hizo popular, su software de red se hizo ampliamente disponible y por lo general, de forma gratuita. Por lo tanto, tenía sentido que las organizaciones adopten el mismo software para uso interno.
Intranets suelen comenzar con la publicación de páginas web sobre eventos de empresa, políticas de salud y seguridad, y los boletines de personal. Las aplicaciones más populares siguen, como formularios para reclamar los gastos o las vacaciones de petición. Todos ellos ayudan a eliminar el papeleo y acelerar los flujos de trabajo.

A medida que se añaden más funciones, una intranet puede convertirse en esencial para el funcionamiento de una organización. Se convierte en un portal que ofrece acceso a todas las cosas que los trabajadores necesitan.

Las Intranets utilizan tecnologías de Internet para enlazar los recursos informativos de una organización, desde documentos de texto a documentos multimedia, desde bases de datos legales a sistemas de gestión de documentos. Las Intranets pueden incluir sistemas de seguridad para la red, tablones de anuncios y motores de búsqueda.


La intranet está protegido de la Internet global por los cortafuegos y por la necesidad de iniciar la sesión con una contraseña segura. El personal que trabaja fuera de la organización puede ser capaz de acceder a la intranet mediante una VPN (red privada virtual). Esto significa que todas las comunicaciones entre la intranet y el ordenador personal del usuario se cifran.

Un modelo de Intranet que ha tenido mucho éxito en los últimos años aunque ha quedado obsoleto es el de la Intranet basada en Web. Lo que caracteriza a este tipo de Intranet, es que se trata de un sitio web interno, diseñado para ser utilizado dentro de los límites de la compañía. Lo que distingue una Intranet de un sitio de Internet, en este caso, es que la Intranet es privada y la información que en ella reside tiene como objetivo asistir a los trabajadores de la empresa.

Con el paso del tiempo y el aumento de las posibilidades que facilita el Cloud Computing las Intranets basadas en web están pasando a  un segundo plano porque en ellas la gestión de los archivos es bastante rudimentaria.

Aplicación y funcionamiento

Funcionamiento

La Intranet funciona como una red de área local o LAN, la cual tiene la característica de ser de uso exclusivo de la empresa. Utiliza protocolos para permitir la interacción en línea de los usuarios de la INTRANET con la Internet.

La Intranet se maneja vía Web, usando la comunicación cliente - servidor.
Utiliza un servidor para almacenar un servidor y existen clientes que acceden a esos datos. Además, posee acceso remoto para acceder a la información, usa perfiles de usuario para su administración, posibilita la distribución de información y utiliza aplicaciones de grupos (ofimática, servicios, mail, etc).

Aplicación

Existen varias aplicaciones de la Intranet en entornos Corporativos:

Contabilidad

La Intranet puede estar compuesta por funciones contables y financieras del día a día. Puede permitir las siguientes funcionalidades:

• Capturar datos contables: Programas de contabilidad que utilizan el navegador para realizar esta actividad.
• Ser útil para que la información contable este disponible para los usuarios internos.
• Proveer información sobre las políticas contables de la empresa.
• Tramitar cuentas de gastos.
• Informar sobre clientes que presentan problemas y estado de pagos.

Marketing.

La Intranet puede informar al personal de ventas e incluso puede ser una forma de interactuar con los usuarios. A través de este medio permitirá:

• Compartir información sobre productos, precios, promociones, etc.
• Proporcionar Información de disponibilidad de producto y plazos de entrega.
• Servicios postventa para los clientes. En este caso vía extranet.

Recursos Humanos.

La Intranet puede permitir al departamento de RRHH intercambiar información con los empleados, como por ejemplo: Publicar boletines, foros, eventos, etc. Además, puede permitir:

• Tramitación de documentos como currículo, hoja de servicios, etc.
• Canalizar información confidencial.
• Formación en la empresa vía Intranet.

Producción.

En cuanta la producción permitirá informar sobre necesidades de trabajos en grupo, tales como:

• Compartir archivos, planos, documentos.
• Documentación y control de los procesos de trabajo.
• Integración de herramientas de trabajo en grupo.

Muchas veces la intranet responde a las siguientes necesidades:

Acceso a directorios internos: consulta de teléfonos, direcciones, agendas, programaciones, etc.

Acceso a las bases de datos de la empresa.

Publicación de documentos internos: informes económicos, listas de precios, publicaciones manuales de productos, etc. Distribución de aplicaciones.

Creación de aplicaciones sencillas de trabajo en equipo.

Ejemplo de creación de una Intranet en Google Site

Ventajas y Desventajas de la Intranet

Las organizaciones consumen gran cantidad de información para dar soporte a su operativa diaria. Si esta información no está organizada, relacionada y distribuida de forma apropiada produce una ineficacia operativa. Una Intranet pone a disposición esta información a lo largo y ancho de la empresa, las 24 horas del día, los 365 días del año, trabajando en la oficina, estando de viaje o desde la casa haciendo trabajo remoto. Todo bajo un esquema de seguridad y control de acceso que asegura que cada persona puede ver únicamente lo que le corresponde

Ventajas de las Intranet

• Las intranet permiten una gran interacción entre el personal de la empresa, aumentando al máximo el servicio al cliente y permitiendo fácilmente el acceso a información clasificada para la empresa. Los distintos sectores de su organización, entre los que se encuentran los usuarios autorizados, pueden compartir información de fácil acceso, reduciendo costos y ahorrando valioso tiempo. Al administrar de forma efectiva la información de la organización, usted asegura el incremento de la producción y obtiene múltiples beneficios en tiempos de respuesta para el servicio al cliente. Una intranet agiliza las transacciones internas de la empresa y su productividad, reduciendo costos y ganando tiempo. La intranet, aumenta los beneficios y la flexibilidad de la empresa.

• Acceso a la información en tiempo real, 24 horas al día.

• Facilidad para publicar y compartir información, conocimientos y documentación en un ambiente controlado.

•  Interfase común y personalizable para los usuarios de modo que tengan acceso sólo a los contenidos autorizados y de su interés.

• Con intranet, las grandes empresas pueden hacer disponibles, de manera eficiente, aplicaciones y recursos para todos los empleados o para aquellos de una determinada área de trabajo. Esto permite una mayor eficiencia y ahorro de costos para las empresas. En lugar de que el personal de TI tenga que instalar manualmente todos los nuevos programas de software en cada computadora, los empleados pueden hacer esto por sí mismos.

•  Una de las principales ventajas de una intranet es la mejora en la comunicación, la generación de ideas y comunicaciones internas. Las empresas pueden ofrecer foros donde los empleados pueden compartir ideas sobre diversos temas relacionados con la propia empresa, determinados proyectos u otros temas. Estos foros pueden proporcionar una ayuda a los empleados para presentar ideas de nuevos productos o sugerencias que no son cómodas cara a cara. 
• Fomenta una imagen de alta tecnologia, impulsa la moral del empleado a la hora de compartir información y rapida respuesta a los cambios en el mercado.

•  Las empresas pueden utilizar diferentes tipos de servidores de seguridad y tecnología de cifrado para proteger datos y comunicación interna de hackers. La fiabilidad de las intranets es normalmente fuerte, ya que las empresas tienen personal de TI para administrar los sistemas.

Desventajas de las Intranet

• Caos potencial, en cuanto al cambio de procesos y sistemas.

• Miedos o paradigmas de los altos directivos.

• El  daño,  producido  generalmente  a  través  de  la  utilización  de  “virus informáticos” que pueden entrar a través de la red, en igual medida sirven para destruir  archivos  en  las  bases  de  datos  que   inevitablemente  provocan  la acumulación de actividades y la consecuente pérdida de tiempo.

• Fácilmente puede ser utilizadas como medios informales por los cuales expresar insatisfacción  y  descontento  del  empleado  hacia  los  niveles superiores  y  que  puede  provocar un deterioro del clima laboral del área o departamento. 

• En una organización con un gran número de empleados, el entrenamiento puede tomar varias sesiones para asegurar que todos los empleados  aprenda a utilizar la Intranet.

• Reducen la interacción entre los miembros de la organización lo que en algunos casos puede disminuir o dañar las relaciones interpersonales.

• Los problemas pueden surgir al momento de utilizar programas de diferentes proveedores, hoy es casi imposible construir una intranet completa con aplicaciones de un solo proveedor.

• Es necesario contar con personal que administre, controle y de mantenimiento a la Intranet, si en la organización no se cuenta con este personal de TI, se tendrá que contratar. 

La base de las Intranets es la centralización de la Información y la descentralización de la

administración. La administración interna de las Intranets Corporativas se basa en la designación de perfiles de usuarios según el organigrama de la empresa, otorgando distintos permisos según el perfil que revista cada usuario. Esto permite una mayor y mejor comunicación no sólo entre los empleados de un mismo nivel sino también entre éstos y sus superiores o viceversa.

Las Intranets  tienen principalmente la capacidad de generar, cargar y administrar contenidos, integrar aplicaciones, realizar búsquedas, realizar anuncios o publicaciones, llevar un calendario o agenda con eventos importantes, realizar encuestas entre el personal, entre muchas otras más.

Además, un Portal Intranet también pueden contener distintos workflows, o flujos de trabajo, como la rendición y aprobación de gastos, la solicitud y reserva de recursos internos (salas, proyectores, etc.), la gestión de permisos, entre otros. La Intranet  le otorga la seguridad de que su información no será duplicada y de que todos tendrán un rápido acceso a ella lo que facilita el proceso de toma de decisiones y de comunicación interna. Otro punto a favor de las Intranets es que favorecen a la despapelización de la oficina, logrando así tanto un ahorro monetario en insumos de papelería como un aporte al cuidado y preservación del medioambiente.

Cómo identifico si mi empresa necesita una Intranet ?             

• Pérdida de tiempo para localizar información.
• El conocimiento se pierde disperso entre empleados y ex-empleados.
• Excesivo uso del correo electrónico.
• Falta de automatización de procesos de negocio.
• Dificultad para trabajar fácilmente desde cualquier                                                                                                lugar.                                                                                                                                Duplicidad de archivos y falta de                                                                                        control.

Usuarios y Formación

La Intranet lleva consigo distintos niveles de seguridad según el usuario. Estos niveles son asignados según la relevancia del puesto dentro de la organización que requiera el usuario.

Existen niveles básicos y niveles compartidos para acceder a la información. Estos niveles de acceso son los siguientes:

• Gestor de sistemas informativos: Se encarga de elaborar la estructura informática de la organización, planificar y realizar instalaciones de sistemas operativos y aplicaciones muy específicas, programar aplicaciones, etc.

• Gestor de información: Crea el sistema de información, elabora y mantiene estructuras de bases de datos y servidores de información, diseña aplicaciones para la gestión de información, etc.

• Usuarios Final: Usa los recursos de información e informáticos para elaborar su trabajo, conjuntamente con el resto de los miembros de la organización.

Las empresas, pueden tener una cuenta en el servidor donde se conecten normalmente y allí podrían guardar la información que les interese o pueden existir usuarios normales, que pueden ser estudiantes situados en la facultad o simplemente desde su casa.